Politique de confidentialité

Efficace 1 Décembre 2021

 

Introduction

 
Innomar Strategies Inc. (« Innomar », « nous », « notre ») est un fournisseur de premier plan pour les services de soins de santé au Canada. Nos services de base comprennent :

  • les programmes spécialisés de soutien aux patients;
  • la distribution et la vente en gros de produits pharmaceutiques; 
  • les services commerciaux centrés sur diverses spécialités de l’industrie pharmaceutique et de l’approvisionnement des pharmacies comme les services infirmiers et cliniques, les pharmacies spécialisées, la distribution spécialisée et la logistique de tierce partie ainsi que les services-conseils stratégiques, l’accès aux marchés et le remboursement.

Afin de nous assurer qu’Innomar gère les renseignements personnels recueillis avec respect et en conformité aux lois fédérales et provinciales sur la protection des renseignements personnels, nous avons mis en œuvre des procédures et des politiques, y compris la présente Politique sur la confidentialité (la « politique »). La présente politique s’applique à Innomar ainsi qu’à ses filiales et succursales canadiennes, dont HealthForward Inc. et Cameron Stewart LifeScience (Canada) Inc. 

Objectif et champs d'application

Dans le cadre des activités commerciales de l’entreprise et de la prestation des services aux clients, Innomar recueille, utilise, divulgue et conserve des renseignements personnels de personnes pouvant inclure les patients, les membres du public, les médecins ainsi que le personnel des fournisseurs et des prestataires de services (ci-après collectivement désignés comme « vous »).

La partie A de la présente politique s’applique aux renseignements personnels qu’Innomar recueille, utilise, divulgue et conserve dans le cadre de ses activités commerciales et de la prestation de services, à l’exception des renseignements suivants :

  • les renseignements et le traitement des renseignements mentionnés dans les parties B et C;
  • les renseignements personnels liés aux ressources humaines.

La partie B de la présente politique s’applique aux renseignements personnels qu’Innomar est tenue de recueillir, d’utiliser et de divulguer afin de fournir des services aux clients (selon la définition ci-dessous).

La partie C de la présente politique s’applique à tous les renseignements personnels sur la santé recueillis, utilisés et divulgués par les fournisseurs de soins de santé d’Innomar (selon la définition ci-dessous) lorsqu’ils fournissent des soins de santé et exécutent les opérations commerciales indépendantes des services qu’Innomar fournit à un client.

Dans la présente politique,
« Renseignements personnels des clients » signifie tout renseignement sur un individu identifiable, quelle que soit sa forme, qu’Innomar recueille, utilise ou divulgue afin de fournir des services à un client ou dans le cadre de la prestation de services à un client.

« Client » signifie toute organisation qui a une entente avec Innomar pour la prestation de services exigeant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements sur un individu identifiable, quelle que soit sa forme.

« Fournisseur de soins de santé » signifie les pharmaciens, infirmiers et infirmières, infirmiers praticiens et infirmières praticiennes et autres fournisseurs de soins de santé.

« Renseignements personnels sur la santé » signifie tout renseignement au sujet d’une personne qui est recueilli dans le cadre de l’utilisation des services fournis par les fournisseurs de soins de santé et qui permet d’identifier ou d’identifier potentiellement une personne et qui concerne l’état de santé de la personne ou les traitements qu’elle reçoit. Plus précisément, les renseignements personnels sur la santé sont les renseignements sur le diagnostic, le traitement et les soins et les renseignements d’inscription. 

« Renseignements personnels » signifie tout renseignement sur un individu identifiable, quelle que soit sa forme, qu’Innomar recueille aux fins de ses activités commerciales.

Les renseignements personnels et les « renseignements personnels des clients » peuvent inclure les renseignements personnels sur la santé. Les coordonnées professionnelles ne constituent pas des renseignements personnels ni des renseignements personnels des clients. Les coordonnées professionnelles comprennent tout renseignement que les personnes rendent disponible afin que l’on puisse communiquer avec elles au sujet de leur emploi, leur activité commerciale ou leur profession. Ces coordonnées peuvent comprendre le nom de la personne, son titre ou son poste, son adresse professionnelle, ainsi que son numéro de téléphone au bureau, son numéro de télécopieur au bureau ou son adresse électronique du bureau.

Modifications

La présente politique peut être modifiée périodiquement, par la publication d’avis, d’autres politiques, de directives et de règles en raison de modification des opérations d’Innomar, de la loi, ou des décisions des organismes gouvernementaux et des organismes de réglementation. La dernière date à laquelle la présente politique a été modifiée apparaît dans le coin supérieur droit de la Section sur la Politique sur la protection des renseignements personnels. Si vous fournissez vos renseignements personnels ou les renseignements d’une autre personne (conformément à la loi) à Innomar, il est entendu que vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation ou à la conservation de ces renseignements par Innomar, conformément à la présente politique et aux modifications occasionnelles de cette dernière. Les questions concernant la signification ou les conséquences de toute disposition de la présente politique peuvent être adressées au « Privacy Officer », comme cela est précisé dans la section A.9 ci-dessous.

Partie A : Généralités

1. Fins de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation

Innomar peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels afin de communiquer avec les entrepreneurs, recevoir des questions et des demandes et y répondre, effectuer des activités commerciales avec ses fournisseurs et prestataires de services, présenter des demandes de remboursement aux assureurs, réaliser des vérifications de crédit et pour d’autres genres de transactions commerciales comprenant par exemple les acquisitions et les fusions, et afin de se conformer à ses obligations légales.

Dans les cas où nous ne recueillons pas les renseignements personnels directement de la personne concernée, nous noterons la source des renseignements. Les dossiers des renseignements personnels au Canada sont conservés et traités par une filiale ou un fournisseur de services d’Innomar. Une personne peut demander des renseignements à jour concernant l’endroit où nous conservons ses renseignements personnels en transmettant une demande écrite à notre « Privacy Officer ». Les instructions sur la façon de demander l’accès aux renseignements personnels ou leur correction sont fournies dans la section A.9 ci-dessous.

Innomar est responsable de tous les renseignements qu’elle recueille, utilise et divulgue à des fins commerciales. Innomar ne conservera vos renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins auxquelles ils ont été recueillis. Une fois qu’ils ne sont plus requis, vos renseignements personnels seront détruits ou dépersonnalisés.

2. Fournisseurs de services

Innomar peut utiliser des fournisseurs de services externes (« fournisseurs de services ») pour les services nécessitant l’utilisation de vos renseignements personnels ou de renseignements personnels des clients. Nous utilisons les fournisseurs de services afin de soutenir nos activités commerciales (p. ex., fournisseurs de service Internet, fournisseurs de services d’hébergement, traitement et stockage des données, procuration de matériel et d’équipement, soutien technique, services de livraison et institutions financières).

Innomar imposera les exigences en matière de protection des renseignements personnels à ses fournisseurs de services par le biais d’accords. En vertu de ces exigences, l’accès, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels et des renseignements personnels des clients par les fournisseurs de services sont limités à ce qui est nécessaire pour la prestation de leurs services. Innomar exige que le fournisseur de services protège les renseignements au même niveau qu’Innomar le ferait, si elle fournissait directement ces services.

3. Dépersonnalisation

Innomar peut dépersonnaliser et regrouper les renseignements personnels ou les renseignements personnels des clients afin que ceux-ci ne permettent plus de vous identifier.

4. Témoins
Lorsque vous visitez notre site web, nous vous attribuons un numéro unique qui est sauvegardé dans un ou plusieurs témoins sur l’unité de disque dur de votre ordinateur ou de votre appareil mobile. Lorsque vous visitez notre site web, nous pouvons recueillir des renseignements techniques par certains moyens électroniques. Ces renseignements peuvent inclure l’adresse IP de votre ordinateur et appareil mobile, le navigateur que vous avez utilisé pour accéder à notre site web, votre système d’exploitation, votre résolution d’écran, ainsi que les paramètres linguistiques et géographiques des navigateurs, le site web par lequel vous avez accédé au nôtre et où vous avez recherché les mots clés (si vous arrivez d’un moteur de recherche).

Ces données techniques sont colligées et utilisées pour mesurer et améliorer l’efficacité de votre site web et de nos services. Nous pourrions partager ces renseignements non identifiables sous forme regroupée. Nous ne tentons pas de combiner les renseignements techniques avec les renseignements personnels que nous recueillons. Vous pouvez bloquer l’utilisation des témoins en activant les paramètres dans votre navigateur, mais si vous choisissez de refuser le consentement, ou de bloquer les témoins par la suite, il est possible que vous ne puissiez accéder à l’ensemble ou à une partie du contenu de notre site web.

5. Avis et consentement
Innomar fournit un avis et obtient le consentement, lorsque la loi l’exige, sous plusieurs formes, selon la personne de qui elle recueille les renseignements personnels. Si un consentement est requis, vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels en communiquant avec le « Privacy Officer », sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et avec un préavis raisonnable. Cela pourrait toutefois limiter certaines communications ou transactions avec Innomar.

Innomar n’utilisera et ne divulguera pas de renseignements personnels à des fins autres que celles établies, sauf avec votre consentement ou comme la loi l’exige ou le permet.

6. Protection des renseignements

Sécurité

Innomar utilisera des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives commercialement raisonnables pour protéger les renseignements personnels et les renseignements personnels des clients contre le vol, la perte ainsi que l’accès et l’utilisation non autorisés (y compris la copie et la modification), la divulgation et l’élimination, lorsque ces renseignements sont inactifs ou en transit.
La nature des mesures de sécurité varie en fonction du degré de sensibilité, du format et de la portée de la distribution requise des renseignements personnels. Les méthodes de protection comprennent:

a) des moyens matériels, comme l’entreposage sécuritaire des dossiers, le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux;
b) des mesures administratives ou organisationnelles, comme des restrictions d’accès;
c) des mesures techniques, comme l’usage de mots de passe pour accéder à notre réseau, ainsi que le chiffrement et des vérifications.

Membres du personnel
Innomar est responsable des actions et des omissions de ses employés et de ses agents contractuels en ce qui concerne vos renseignements personnels et les renseignements personnels des clients.

Innomar donnera uniquement accès à vos renseignements personnels ou aux renseignements personnels sur les clients aux membres du personnel qui auront suivi une formation sur la collecte, l’utilisation et la divulgation autorisées des renseignements personnels des clients, le cas échéant, et qui auront consenti à gérer ces renseignements conformément aux exigences de confidentialité d’Innomar et à celle de ses clients.

Innomar prendra les mesures raisonnables pour s’assurer que les membres du personnel se conforment aux exigences applicables en matière de confidentialité, y compris par l’utilisation d’accords écrits, d’enquêtes sur les rapports de non-conformité soupçonnée ou réelle, la suspension ou la cessation de la relation d’emploi, et la soumission de rapports à l’organisme de réglementation de santé concerné s’il y a lieu. Innomar prendra les mesures nécessaires pour interdire l’accès aux renseignements personnels par les membres du personnel au besoin, lorsque cet accès n’est plus nécessaire à des fins commerciales ou à la fin de l’emploi de ce membre du personnel chez Innomar ou de son association avec Innomar.

L’accès au réseau d’information électronique d’Innomar se fait par un ensemble unique de justificatifs d’identité afin de faciliter la vérification de l’accès par les membres du personnel.

Les individus et les clients peuvent signaler toute préoccupation au sujet des membres du personnel en ce qui concerne leurs renseignements personnels ou les renseignements personnels des clients au « Privacy Officer ».

7. Avis de collecte, d’utilisation et de communication non autorisées

Dans le cas du vol, de la perte ou de la consultation par des personnes non autorisées de vos renseignements personnels, Innomar avisera la personne concernée, comme l’exige la loi, même dans les cas où un tel avis ne constitue pas une obligation légale, si nous avons des motifs raisonnables de croire qu’il existe un risque significatif de préjudice pour vous et qu’il existe une série de mesures que vous pouvez prendre pour atténuer ce préjudice.

8. Accès, demandes de renseignements et corrections

À l’exception des circonstances limitées prévues par la loi, vous pouvez obtenir l’accès à vos renseignements personnels. Vous pouvez également présenter une demande pour corriger vos renseignements personnels, si vous croyez que ces derniers sont périmés ou encore erronés. Les demandes d’accès ou de correction doivent être présentées par écrit et adressées à notre « Privacy Officer ». 

Nous vous assisterons si vous nous informez que vous avez besoin d’aide à la préparation d’une demande concernant vos renseignements personnels. Des frais administratifs peuvent s’appliquer.

Vous pouvez obtenir plus de renseignements sur le moyen de gérer vos renseignements personnels en contactant notre « Privacy Officer ».

9. Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels

Vous pouvez joindre le « Privacy Officer » à l’adresse et aux numéros suivants :
 
3470 Superior Court, Oakville (Ontario) Canada L6L 0C4
Tél. : 905-847-4364
Sans frais : 1-888-420-5457
Courriel : privacy.officer@innomar-strategies.com


Partie B : Renseignements personnels des clients

1. Propriété des renseignements personnels des clients

Pour ce qui est d’Innomar et de ses clients, les clients possèdent et conservent la garde et la gestion des Renseignements personnels des clients. Au cas où Innomar est engagée pour fournir des services nécessitant la collecte, l’utilisation et/ou la communication des Renseignements personnels des clients, Innomar n’acquiert pas de droits à la garde et la gestion des Renseignements personnels des clients, à l’exception du droit de recueillir, d’utiliser et de communiquer les renseignements dans la mesure requise pour fournir les services ou tel qu’autrement permis par le client en vertu de son accord avec Innomar.

2. Fins de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation

Les fins auxquelles Innomar recueille, utilise et divulgue les Renseignements personnels des clients sont fonction de la nature des services et de l’accord entre Innomar et les clients.

Innomar recueillera, utilisera et divulguera uniquement les renseignements personnels du client dans la mesure requise pour ses services sauf autorisation contraire du client.

3. Personnel d’Innomar

Innomar assignera aux services au client nécessitant un accès aux renseignements personnel du client des membres du personnel ayant reçu une formation sur la collecte, l’utilisation et la divulgation autorisée des renseignements personnels des clients et ayant consenti à gérer ces renseignements conformément aux exigences de protection des renseignements personnels qu’Innomar est tenue de respecter envers ses clients.

Innomar prendra les mesures raisonnables pour mettre fin à l’accès aux renseignements personnels des clients par les membres du personnel à la fin des services ou à la fin de la relation d’emploi ou de l’association d’un membre du personnel avec Innomar.

Les clients peuvent signaler toute préoccupation au sujet de l’utilisation des renseignements personnels des clients par les membres du personnel en communiquant avec notre « Privacy Officer ».

4. Ségrégation, retour et destruction des renseignements personnels des clients

Innomar conservera les renseignements personnels des clients de façon à pouvoir déterminer l’identité du client et les retourner au client ou les détruire selon les directives du client.

Selon les directives du client, Innomar retournera ou détruira les renseignements personnels du client, sauf sur avis contraire du client ou selon les exigences de la loi.

5. Signalement et assistance

À la première occasion raisonnable, Innomar signalera au client toute collecte, utilisation ou divulgation non autorisée des renseignements personnels du client.

Innomar fournira une assistance raisonnable à un client concernant toute enquête, demande ou plainte initiée ou résolue à propos de la gestion des renseignements personnels des clients par Innomar.

Partie C : Services de santé d’Innomar

1. Renseignements généraux 

La partie C de la présente politique s’applique à tous les renseignements personnels sur la santé recueillis, utilisés et divulgués par les fournisseurs de soins de santé d’Innomar lorsque vous recevez des services de santé (p. ex., dans une pharmacie Innomar) dans le cadre des opérations commerciales indépendantes des services qu’Innomar fournit à un client.

2. Garde des renseignements personnels sur la santé  

Entre vous et Innomar, selon le service de santé fourni, Innomar conserve la garde et le contrôle de vos renseignements personnels sur la santé recueillis directement auprès de vous, de votre représentant autorisé ou de votre médecin. De plus, cela comprend vos renseignements personnels sur la santé qui sont recueillis indépendamment de la relation d’Innomar avec un client, dans le cadre de l’utilisation des services de santé d’Innomar fournis par un fournisseur de soins de santé, ainsi que tout renseignement qui vous identifie ou peut vous identifier et qui concerne l’état de votre santé ou les traitements que vous recevez.

3. Consentement 

En fournissant vos renseignements personnels sur la santé indépendamment de notre relation avec un client, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels conformément aux dispositions de la partie C et des sections applicables de la partie A de cette politique. Dans certains cas, le consentement peut être « implicite » (c.-à-d. que l’on présume que vous consentez en fonction de votre action ou inaction au moment de la collecte, de l’utilisation ou du partage de vos renseignements personnels). Nous vous demanderons votre consentement si nous voulons utiliser vos renseignements personnels sur la santé pour une nouvelle fin ou une fin autre que celles indiquées au moment de la collecte et prévues dans cette politique. 

Si vous choisissez de ne pas fournir certains renseignements personnels sur la santé à votre fournisseur de soins de santé ou si vous retirez votre consentement, vous risquez de ne pas pouvoir recevoir certains services. Vous devriez retirer votre consentement directement auprès de votre fournisseur de soins de santé.

4. Fins de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation 
Les renseignements personnels sur la santé que recueille votre fournisseur de soins de santé sont des renseignements dont il a besoin pour vous fournir des soins de santé. 

Selon le service fourni, les renseignements personnels sur la santé recueillis peuvent inclure votre nom, votre date de naissance, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre taille, votre poids, votre état de santé, vos ordonnances et antécédents médicaux, le type de soins de santé reçue, le nom et les coordonnées du médecin prescripteurs ou traitant et le nom et les coordonnées de tout agent autorisé agissant en votre nom. 

Les renseignements personnels sur votre santé qui sont recueillis sont utilisés pour vous fournir des soins de santé, notamment : 

a) la distribution de vos médicaments, en pharmacie et la prestation de conseils initiaux et, selon le cas, continus, concernant vos médicaments; 
b) la prestation de services professionnels de pharmacie et, le cas échéant, la communication de connaissances, de renseignements et de conseils relativement à de tels services, comme des renseignements sur la vaccination, l’ajustement des ordonnances, l’initiation des ordonnances, l’examen des médicaments, etc.; 
c) les communications visant à vous informer de la nécessité de renouveler vos ordonnances et d’autres renseignements sur la santé et les services qui pourraient vous intéresser ou vous être utiles; 
d) la prestation d’autres services professionnels et traitement, y compris l’administration de médicaments; 
e) la consultation des médecins et d’autres professionnels de la santé au besoin; 
f) la préparation des réponses aux demandes faites par votre assureur ou en son nom pour la révision de vos demandes de règlement; 
g) la recommandation de programme, de produits, de services ou d’événements permettant de gérer vos besoins en santé; 
h) la gestion de votre dossier de patient, y compris les médicaments distribués et les services ou traitements fournis; 
i) l’obtention et le traitement des paiements des ordonnances et des services de santé; 
j) la surveillance et l’évaluation les incidents et la gestion des demandes de remboursement; 
k) l’exécution de nos obligations conformément aux exigences professionnelles, légales ou réglementaires applicables concernant les soins de santé. 

Lorsque nous vous fournissons des soins de santé, vos renseignements personnels sur la santé peuvent être communiqués à vos médecins et à vos représentants autorisés. Vos renseignements personnels sur la santé peuvent également être communiqués à d’autres parties, mais uniquement avec votre consentement ou conformément aux dispositions de la partie A de la présente politique.

Les lois canadiennes autorisent ou exigent l’utilisation ou la communication de renseignements personnels sur la santé sans consentement dans des cas précis, y compris dans les cas où cela est nécessaire pour protéger les fournisseurs de soins de santé, les employés, les consommateurs ou d’autres personnes.